Wer regelmäßig in Schulen unterwegs ist, kennt das Bild: Vor dem Kopierer im Lehrerzimmer bildet sich um 7:45 Uhr eine Schlange. Drei Lehrkräfte warten, der Toner ist leer, das Papier klemmt. Dieses Szenario ist 2026 keineswegs ausgestorben, obwohl Schulen in den vergangenen Jahren erhebliche Summen in digitale Infrastruktur investiert haben. Das Paradoxe daran: Je mehr digitale Werkzeuge eingesetzt werden, desto differenzierter werden auch die Anforderungen ans Drucken. Arbeitsblätter für Schüler mit sonderpädagogischem Förderbedarf, individualisierte Tests, Elternbriefe in mehreren Sprachen, Zertifikate für Projekttage. Der Bedarf ist nicht verschwunden, er hat sich nur verändert.
Was Schulen 2026 vom Drucken erwarten
Die Anforderungen an Schuldruckgeräte haben sich in den letzten fünf Jahren deutlich verschoben. Geschwindigkeit allein reicht nicht mehr. Schulen brauchen Geräte, die sich in bestehende Netzwerkstrukturen einbinden lassen, die per App oder Browser ansteuerbar sind und die gleichzeitig Kosten transparent machen. Viele Bundesländer arbeiten inzwischen mit digitalem Schulmanagement, bei dem Druckvolumen monatlich erfasst und verrechnet wird.
Konkret: Eine Gesamtschule mit 800 Schülerinnen und Schülern druckt im Schnitt zwischen 40.000 und 60.000 Seiten pro Monat. An Gymnasien mit starkem MINT-Profil kommen durch Klausuren und Protokolle schnell 70.000 Seiten zusammen. Diese Mengen erfordern Geräte mit hoher Monatskapazität, verlässlichem Tonerverbrauch und niedrigen Seitenkosten. Ein Seitenpreis von unter einem Cent ist bei Tintenstrahlsystemen mit Nachfülltanks inzwischen realistisch.
Klassenzimmer und Lehrerzimmer: Unterschiedliche Anforderungen
Im Lehrerzimmer steht Zuverlässigkeit an erster Stelle. Hier laufen Multifunktionsgeräte, die drucken, scannen und kopieren. Wichtig ist die Anbindung an das Schulnetzwerk, idealerweise per WLAN und LAN gleichzeitig, damit auch ältere Rechner ohne WLAN-Adapter erreicht werden. Modelle mit automatischem Duplexdruck sparen nachweislich Papier: Bei 50.000 Seiten monatlich und konsequentem beidseitigem Druck lassen sich bis zu 25.000 Blatt einsparen, was bei einem Packungspreis von 4,50 Euro für 500 Blatt einer Ersparnis von rund 225 Euro pro Monat entspricht.
Im Klassenzimmer sieht es anders aus. Hier geht es oft um kleine Auflagen, spontane Ausdrucke und die direkte Verbindung mit Tablets oder Laptops der Schülerinnen und Schüler. Kompakte Tintenstrahldrucker mit WLAN und Unterstützung für mobile Druckprotokolle wie Apple AirPrint oder Mopria sind hier sinnvoll. Schulen, die iPads einsetzen, profitieren besonders von AirPrint-Kompatibilität, weil keine zusätzliche App installiert werden muss.
HP-Geräte im Schulkontext: Was die Praxis zeigt
Mehrere Schulen in Nordrhein-Westfalen und Bayern haben in den letzten zwei Jahren HP-Geräte im Rahmen des Digitalpakts beschafft. Die Rückmeldungen aus diesen Schulen zeigen ein klares Muster: Besonders geschätzt wird die Einrichtung über einen Browser, ohne dass IT-Kenntnisse nötig sind. Lehrkräfte können Geräte selbst einrichten, wenn der IT-Betreuer nicht verfügbar ist. Das HP Smart-Dashboard erlaubt es, Tintenfüllstand, Druckverlauf und Verbindungsstatus zentral zu überwachen, was für Schulverwaltungen relevant ist, die mehrere Geräte gleichzeitig im Blick behalten müssen.
Wer sich vor einer Beschaffung genauer über aktuelle Modelle und deren Eignung für Bildungseinrichtungen informieren möchte, findet bei HP Drucker eine strukturierte Übersicht der verfügbaren Gerätelinien mit technischen Daten. Das ist besonders hilfreich, wenn Schulen Geräte vergleichen und Angebote einholen wollen.
In der Praxis haben sich vor allem zwei Gerätekategorien für Schulen bewährt: Die OfficeJet-Pro-Serie für das Lehrerzimmer mit hohem Druckvolumen und die DeskJet- sowie Tango-Modelle für den Einsatz in einzelnen Klassen oder Arbeitsräumen. Entscheidend ist dabei weniger der Anschaffungspreis als der Folgekosten-Blick über drei Jahre.
Managed Print: Wenn Schulen die Kontrolle übernehmen
Ein wachsender Anteil von Schulen setzt auf sogenannte Managed-Print-Dienste, bei denen Toner automatisch nachbestellt wird, bevor er leer ist. Das klingt nach einem Luxusproblem, ist aber für Schulen mit knappem Verwaltungspersonal relevant. Wenn eine Sekretärin gleichzeitig Schüleranmeldungen bearbeitet, Elternkontakte hält und den Druckerbestand im Auge behalten soll, ist automatische Nachbestellung kein Komfort, sondern Entlastung.
HP bietet mit dem Instant-Ink-Programm eine Option, bei der monatlich ein festes Seitenvolumen gebucht wird. Für Schulen, die monatlich gleichmäßig drucken, kann das Seitenpreise unter 0,3 Cent ergeben, also deutlich weniger als beim Kauf von Patronen im Einzelhandel. Für Schulen mit stark schwankendem Volumen, viel in der Klausurenphase, wenig in den Ferien, lohnt sich ein genauer Vergleich der Tarifoptionen.
Datenschutz beim Drucken: Unterschätzt, aber relevant
Ein Thema, das in der öffentlichen Diskussion über Schuldigitalisierung selten auftaucht, ist der Datenschutz beim Drucken. Drucker mit internem Speicher können Dokumente puffern. Das ist praktisch, birgt aber Risiken: Zeugnisse, Schülerberichte oder Notenlisten sollten nicht auf einem Gerätespeicher verbleiben. Schulen sollten darauf achten, dass Drucker entweder keinen internen Speicher haben oder dass dieser sich nach jedem Druckauftrag automatisch löscht.
Viele aktuelle HP-Geräte bieten diese Funktion in den Sicherheitseinstellungen. Schulen in der EU unterliegen der DSGVO, und ein Gerät, das Schülerdaten unkontrolliert speichert, kann rechtlich problematisch werden. IT-Koordinatoren sollten das bei der Gerätekonfiguration einmalig prüfen und dokumentieren.
Fazit: Drucker als Teil der digitalen Strategie
Drucken wird im Schulalltag nicht verschwinden, aber es wird smarter. Die Geräte der nächsten Generation lassen sich nahtlos in digitale Schulumgebungen einbinden, verursachen weniger Wartungsaufwand und liefern auswertbare Daten über ihren eigenen Verbrauch. Schulen, die jetzt beschaffen, sollten nicht nur auf den Listenpreis schauen, sondern auf Seitenkosten, Netzwerkfähigkeit, Datenschutzfunktionen und die Verfügbarkeit von Support. Ein gut gewähltes Druckkonzept entlastet Lehrkräfte, reduziert Kosten und passt zur digitalen Infrastruktur, die viele Schulen gerade erst aufgebaut haben.
